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公司各部门财务舞弊形式及应对措施

2015-06-18 16:50 来源:财会学习
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对于舞弊审计,不同的内审人员有不同的看法。哪有猫儿不吃鱼的道理,常在河边走哪有不湿鞋子。确实,舞弊审计不应是内审的工作重点,但审计的范围不是审计人员能说了算的。当老板指定审计来对举报进行核查的时候,那你又该怎么办?

一、企业各部门舞弊的表现形式

1、采购:公司员工逐渐变成了公司的供应商或经销商,或在供应商或经销商内担任重要职务、收取购物卡或者回扣

2、销售:出卖公司客户信息、截留货款、利用接触货款赚差价

3、仓管:多计入库数量或重量、以损耗为由监守自盗、将正常货物混入废旧物资、私自变卖废旧物资

4、财务:倒承兑汇票,吃价差、公款私存、挪用公款

5、营销:与总代虚构影子经销商套取渠道费用、侵占陈列费、虚报临促人员

6、司机:伪造签字报销费用、虚构维修保养费用、利用公司车辆对外服务收钱

7、招投标:泄露标底资料、索贿

8、研发:申请新物料时,故意要求很高的性能参数,形成只有某供应商能独家供应的局面、或者直接指定某供应商

9、人力资源:和中介机构(中介机构比如猎头公司、劳务派遣公司)合伙,收取求职人员的介绍费

10、售后:保修期内虚报虚列维修费用、保修期外瞒报少报维修收入

11、生产:虚构加班费或者装车费、工序外包收取回扣

12、通用:虚报或者浮报差旅、业务招待费

当然这些也是我们平时审计的时候主要重点关注的地方。什么签字不签字,盘点有差异这些都是表面现象。

二、收集证据

当然收到舞弊的信息后,先要核实一下这个是恶意举报、内部斗争还是真实信息。然后,审计人员要做的第一步是和大老板汇报,取得他的支持,要资源要钱。

那如何开展舞弊,或者以什么名义来进行审计?

对于舞弊审计需要做好保密工作,当有人问起来这个是在审什么,就需要装傻,这是对常规审计的一次补充审计,上次没查清楚,这次来核实一下,尽量麻痹对方。

在舞弊审计中,最关键的是收集证据,至于如何处理相关人员那是监察部门或者法务部的重点。一般审计人员没有权力或者没有可能拿到别人收受贿赂的直接证据,所以审计人员只能从周围查出相关矛盾点、不合理点,这时证据就必须尽量周全。

通常我们可以找心理脆弱的未得到好处的底层经办人质询、可以利用嫌疑人的敌对势力挖掘、可以停止供应商款项逼迫其说出详情、可以开展外围的调查与拜访、可以利用人脉资源调查嫌疑人的个人财产变动状况等等。比如采购舞弊,可以查出相关纳入供应商的背景,价格情况,采购比例。还要实地拜访供应商情况。有时锁定举报人,通过举报人来获取更多细节的东西。因为之所以是匿名的,也是因为怕自己的利益受损。

我们曾经收到一供应商匿名举报,通过分析,我们锁定是哪家供应商,再运用一定的技巧,对方很配合,提供了打钱的单据,且我们的对话全部录音,索贿者已进去吃皇粮了。这个就是善于利用各采购员与供应商之间的微妙关系。

在查采购索要回扣的证据收集中,对账有时也是发现问题的一个好办法,不要找经办的人,拿钱出来对方财务肯定是要过账的,以核对正常往来的名义,再往这上面去引导,这是往来之外的账。

不过有的回扣,并不一定是记在正常往来里,而是直接记招待费,都不记载正常账。

另外一块就是我们平时说的,审计人员需要进行日常的线人培养。这个是老生常谈的话题。平时每次审计都是培养线人的好机会,怎么培养?就是将审计发现中鸡毛蒜皮的东西作为人情去交换,比如没有签字、没有留痕、采购订单未编号等,这种口头说一下就行,就没必要全部写报告中。在与仓库人员盘点的时候,谈谈审计工作的难处等等。财务部和IT部门,平时多去唠唠嗑,八卦八卦。

这些可做的还有很多,深浅也要看老板的意思来,是想送进去蹲几年、还是仅仅让老板信服开掉就可以了、还是让责任人吐出来等等,这些都影响到取得的证据链的深度和广度。

接下来我们谈谈证据,舞弊收集的证据有很多,人证、物证。比如做采购舞弊审计,询价最好能有供应商盖章的电子版报价单或者电话录音,不能光是打电话要价格。

也有人说录音不能作为证据,有可能是被胁迫或者冤枉的。

还是先回到舞弊审计的处理结果,无非就是冤枉、开人和吃皇粮,只要老板接受你的证据,接受你的观点即可,这就是为什么审计人员一接触到舞弊信息一定要先汇报老板。就像我们查回扣,如果供应商提供了送回扣的信息,我们只要把收集到的信息交给老板即可,不一定非要采购人员的拿钱的证据。当然如果要吃皇粮,那么可能就需要审计人员收集更多的证据。

三、政策攻心

审计人员在收集完证据之后,需要把这份证据应当给当事人看看,听听当事人的解释。因为仅仅一份经过签字的文件,是远远不足够的。

咱也不能匡人家,要晓之以理、动之以情。说白了就是给他做选择题,要么主动坦白,内部处理,要么送派出所查办。如果审计部门没有在报告中确认舞弊事件的发生,仅仅披露了线索,那么处罚部门就太草率了。

当然如果你嫌你的经验不够,你也可以找几个公司权威的领导找这些员工谈话,表明立场,坦白从宽,抗拒从严。如果不老实交代,一经查出,将立即移送司法机关,先来个下马威。心理素质差的,立马漏马脚,还给你的调查工作提供了线索,有时候还可以牵出超出举报内容的舞弊事件出来。

除了人证、物证,审计人员还要尽量搜集统计一下经济影响,比如给公司造成的资金损失等等。

四、核实舞弊后应采取的措施

一旦核实舞弊真相之后,审计部需要做以下的措施:

1、禁止人力资源部签收离职申请。

2、获取个人电脑以及往来邮件记录。

3、调离原部门。

对于第二条是特别提出来的,往往会存在个别人员离职后,通过公司邮箱,向公司通讯录发审计部刑讯逼供,导致自己被迫离职,这会给审计部带来极大的冲击。

五、注意事项

舞弊审计有时并不一定有直接效果,这可能和审计人员的能力以及举报者提供的线索或者证据不足有关。

1、不要打草惊蛇。在常规审计中间发现一个有力证据,怀疑该名员工有舞弊嫌疑。那么就应当请示审计负责人,是否有必要转入专门舞弊审计程序。因为一个我们自认为有力证据,可能我们还没有完全掌握情况,舞弊人员找一个借口就会把此类证据解释过去。所以在与舞弊人员摊牌之前,不要与他沟通敏感的问题。可从侧面或第三方,搜集全所有相关证据。相信这么多证据,他不可能完全推翻。如果过早的打草惊蛇,舞弊人员就有可能保持戒心,甚至销毁一些证据。

2、一切低调。再没有过多的证据表明,该员工是舞弊人员之前,所有调查小组人员,尽量不要声张,如果过多的人知道了XX员工舞弊是内审人定性的,尤其是在高管人员面前,一旦人他们知道舞弊定性了,审计人员就没有退路了。如果后期没太多证据证实该员工是舞弊,前面证据又被涉嫌舞弊人员解释过去,我们在高管面前就没有解释的余地了。严重的就成了审计人员诬陷别人,后果……

3、尽量小心求证。因为舞弊审计处理经常会涉及到法律知道,所以最好有公司法务部或者监察部门一同参与。因为他们知道怎么取证是合法的。一旦舞弊人员反驳什么,法务部也可为审计人员证实。另外借助法务,也可以调查到相关人员的背景资料。尤其是供应商、客户的其它公司拿不到的资料。有经验的法务人员,也会提醒审计人员,哪些可以做。哪些证据更有说服力。当然,如果没有过多的证据,或最后证明该员工舞弊的可能性比较小,建议销毁一些敏感证据。

4、尽量书面记录。如果审计人员与涉嫌舞弊人员做沟通,尽量让他写下来。或者我们录音,做成铁证。如果只是口头说,一被审人员可能会不重视,二容易被翻供,这样审计人员就处于被动地位。

5、小心抗拒人员。如果在常规审计中,审计人员遇到被审对象,十分不配合审计人员,或者想方设法不提供任何审计人员想要的资料,就应该引起审计人员的注意。这样的人可以大胆假设为嫌疑对象。

六、突发事件的处理

舞弊审计毕竟不像常规审计,会有很多突发事件,下面我们来谈一谈一些突发事件的处理。

1、当相关人员要求不要上报舞弊事件,如何处理?

这需要讲究方式,比如他找你时,你告诉他当时还有其它人参与,或把结果已经上报给经理了,至于经理报不报,你也没办法。这种事情,要多动动脑子,把风险转给其他人,让他没办法越权处理事情。

2、是否有必要通过舞弊人员的上一级来确认问题?

这往往容易变成内部处理。一方面可能他的上一级可能参与了这种事项,另一方面家丑不可外扬。

案例:审计人员在查采购人员收取购物卡,没有任何信息。只好与其部门经理沟通希望得到线索,结果他与直属老大汇报,那个老大找那个接受购物卡的员工谈话,承诺交回财物既可,从轻发落,结果那员工就坦白了,因为那个老大比较有份量,审计总监就不满,因为少了一个立威的好机会。

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