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费用发生了 没有发票该如何报销

2017-04-05 15:07 来源: 中华会计网校
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编者按:财务部最容易与业务起冲突的窗口有两个:一是费用报销窗口,另一是开发票的窗口。费用报销时发生冲突很大程度上是因为发票的问题,一是发票不合规,另一是没有发票。开票窗口发生冲突的主要原因是不符合开票条件。财务或许有理,但这两个窗口都直接面向业务,关乎财务的形象,要时刻提醒自己戒急用忍。

一、情理法的冲突

没有发票如何报销,这可能是大多数会计人都碰到过的问题。企业的《费用报销制度》一般都有规定“必须凭发票报销费用”,这一规定并非财务部门严苛,主要是为了迎合税务的要求“以票控税”。没有发票,对应的费用税务是不会允许在所得税前扣除的。不可否认,现实中确实存在费用发生了但拿不到发票的情形。如何解决呢?如果一味强调凭票报销,难免陷入胶柱鼓瑟。凭票报销如果影响到了业务的正常开展,财务该如何应对?

举个例子,公司到偏远山区做项目,吃住在大山里面。没有宾馆、饭店,只能吃住在当地的老乡家,持续两三个月。老乡都很淳朴,只收伙食费,不要住宿费。工程结束了,为表示感谢,封伍仟元红包送给老乡。这样的费用,难道不合理吗,可是没有发票,以后到单位怎么报销?

站在正常逻辑思考这个问题,条件所限不能取得发票是“情”,费用是因公发生是“理”,没有发票不能税前扣除是理,情理法出现了矛盾。站在企业的角度,真实发生了费用为什么不能在所得税前扣除呢?面对这样的困境,会计人有两点是一定要把握的:

1

会计人员首先应该遵从的是“法”,就是按照税法的要求来办。这一点不以我们的个人意志为转移的,也不能以个别企业的具体情况为转移。

2

会计人员也要站在企业的角度,维护企业的利益,据理力争。

二、切勿替票报销

很多企业碰到这种情形会采用替票报销,即用A发票来报销B费用。先声明,这种方式是不合规、不合法的。会计人员不能提议如此操作,也不应纵容这种操作。费用报销应尽可能做到“四统一”,即分录、会计摘要、审批单、发票记录一致。这么做一方面可让会计做账更规范,另一方面可规避税务风险。会计人员要坚持一点:只认发票,不听解释。

没有发票怎么办?譬如,业务人员借支备用金后迟迟不拿发票来报销。财务定期清理往来款,一问,业务说办活动支出了,没有发票。还有,给客户佣金、回扣、好处费了。碰到这种情况怎么办?如果财务强调凭票报销,否则从工资扣款,很容易激化矛盾。这显然不是有效的沟通。怎么解决呢?提醒财会人员注意几点:

1

不要被业务人员的气势所压倒。首先说明一点,业务说的听起来似有道理,实际并不占理。公司碰到的问题,别的公司同样也会碰到,只要别的公司能规范操作,我们也可以。

2

怎么规范呢?光有财务推动是不够的,因为财务没有足够的权威。真准备规范,必须把相应的风险告诉总经理,让总经理施压。

很多业务人员有个错误观点:费用发生了没有发票,财务人员应该想办法。财务人员是没有办法可想的。谁支出费用就应该由谁提供发票,这是个起码的道理。财务人员应该规范记账,对费用报销履行监督职能,千万不可越殂代疱找发票平账。

三、没有发票也可报销

对于长期挂账的其他应收款怎么平账,建议如下:

1

由责任人提供发票来报销,如果提供不了发票,公司又对这个费用是认可的,可以对费用暂估入账,但要提供相应说明作为证据。暂估入账的费用在纳税申报时要做相应调整,不能在所得税前扣除。

2

如果无法证明费用真实发生了,其他应收款又确定收不回来,可以计提坏账准备。当然坏账准备同样不能在所得税前扣除。

普及两个概念:①没有发票能不能报销;②费用能不能在所得税前扣除。这俩个概念是不一样的。费用发生了且能提供证明真实发生的,有没有发票没关系,会计都应将之作为费用正常报销处理。税务要求更严格,不仅要求费用必须真实发生,还需要提供发票做佐证。

通过上述分析,对没有发票的费用报销问题可以给出结论了。

如果费用真实发生了,且公司能提供证明的,可以报销但不得在所得税前扣除。比如前例去乡下出差住宿在老乡家里,我们有出差申请单、审批单、当地的汽车票,还有老乡收条,就足以证明住宿费是真实的。

有人可能会说费用不能税前扣除报销何益?还有一种情况,如果不能证明费用真实发生了,税务一方面不会认可这笔费用,还可能判定为公司变相发放奖金福利,会要求征收个税。(作者:袁国辉 经授权,尊重原创,来源:指尖上的会计

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